Wie Sie mit klaren Rollenbeschreibungen Doppelarbeit im Team verhindern

Doppelarbeit im Team ist ein Zeitfresser, der Energie und Motivation raubt. In vielen Unternehmen erlebe ich, dass Aufgaben doppelt erledigt werden — weil Zuständigkeiten unklar sind, weil Teammitglieder aus Gewohnheit reagieren oder weil Prozesse nicht dokumentiert wurden. Mit klaren Rollenbeschreibungen lässt sich dieses Problem nachhaltig reduzieren. Ich teile hier bewährte Methoden, konkrete Formulierungen und Tools, die ich selbst im Einsatz gesehen oder getestet habe.

Warum Rollenbeschreibungen mehr sind als Stellenanzeigen

Viele verbinden Rollenbeschreibungen mit Stellenanzeigen oder formalen Jobprofilen. Das ist nur die Oberfläche. Eine gute Rollenbeschreibung ist ein operatives Werkzeug: sie erklärt nicht nur was getan werden soll, sondern auch wer die Entscheidungen trifft, welche Schnittstellen bestehen und wie Eskalationen laufen. Wenn diese Informationen fehlen, entstehen Lücken — und in Lücken entsteht Doppelarbeit.

Die häufigsten Ursachen für Doppelarbeit

• Unklare Entscheidungsbefugnisse: Zwei Personen glauben, sie dürften entscheiden.
• Fehlende Transparenz über Aufgaben: Niemand weiß, wer für welche Teilaufgabe verantwortlich ist.
• Unterschiedliche Prioritäten: Teams arbeiten parallel an ähnlichen Themen ohne Abstimmung.
• Mangel an dokumentierten Prozessen: Wissen bleibt im Kopf und wird mehrfach neu erfunden.
• Fehlerhafte Toolnutzung: Aufgaben in verschiedenen Tools angelegt ohne Verknüpfung.

Was eine Rolle unbedingt enthalten sollte

Ich empfehle, Rollenbeschreibungen so pragmatisch wie möglich zu gestalten. Zu viel Text wird nicht gelesen — und zu wenig Informationen helfen nicht weiter. Folgende Elemente sollten immer vorhanden sein:

• Aufgaben und Verantwortlichkeiten: Konkrete Tätigkeiten, keine allgemeinen Aussagen.
• Entscheidungsbefugnisse: Was darf die Person eigenständig entscheiden, wo ist Abstimmung nötig?
• Schnittstellen: Mit welchen Rollen/Teams gibt es regelmäßigen Austausch?
• Ergebnisse/KPIs: Woran merkt man, dass die Rolle erfolgreich ist?
• Arbeitsmittel & Tools: Welche Systeme werden genutzt (z. B. Jira, Confluence, Notion, Trello, Slack)?
• Eskalationspfad: Wem meldet man sich bei Problemen?

Ein einfaches Template, das in der Praxis funktioniert

Nutze dieses kompakte Template als Standard für jede Rolle im Team. Du kannst es in Confluence, Notion oder einem gemeinsamen Google Drive ablegen.

RACI-Matrix: Ein einfaches Mittel gegen Doppelarbeit

Die RACI-Matrix ist ein Klassiker — und sie funktioniert. RACI steht für Responsible (verantwortlich), Accountable (rechenschaftspflichtig), Consulted (zu konsultieren) und Informed (zu informieren). Ich nutze RACI oft als Ergänzung zu Rollenbeschreibungen, besonders bei bereichsübergreifenden Projekten.

• Responsible: Wer führt die Aufgabe aus?
• Accountable: Wer trägt die endgültige Verantwortung?
• Consulted: Wer sollte vorher gehört werden?
• Informed: Wer wird nach Abschluss informiert?

Wenn jedes Projektticket oder jede wichtige Aufgabe eine RACI-Zuordnung hat, reduziert das Missverständnisse dramatisch. Tools wie Jira oder Asana lassen sich gut anpassen, um RACI-Felder aufzunehmen.

Praktische Schritte zur Einführung von Rollenbeschreibungen

• Start klein: Fange mit den kritischen Rollen an — Sales, Product, Customer Support — statt das gesamte Unternehmen auf einmal umzubauen.
• Workshops statt Formulare: Ich lade die direkt Betroffenen in einen 90-minütigen Workshop ein: Rollen skizzieren, Schnittstellen klären, Unsicherheiten aufnehmen.
• Messbar machen: Jede Rolle bekommt 2–3 KPIs. So wird sichtbar, ob die Rolle den gewünschten Effekt hat.
• Dokumentieren und verlinken: Legt die Beschreibungen zentral ab (z. B. Confluence, Notion). Verlinkt sie in Projekt-Boards und Stellenanzeigen.
• Regelmäßige Reviews: Rollen verändern sich. Plant ein kurzes Review alle 6–12 Monate.

Typische Formulierungen, die Klarheit schaffen

Unklare Formulierungen sind oft das Problem. Hier ein paar Beispiele, wie du präziser wirst:

• Statt: "Unterstützt das Marketing bei Kampagnen" → Besser: "Erstellt Kampagnenbriefings und stimmt kreative Konzepte bis zur finalen Freigabe mit Product Owner ab."
• Statt: "Beteiligt sich an Meetings" → Besser: "Teilnahme an monatlichem Release-Planning; bringt Status-Update (max. 5 Minuten) mit Faktenlage und Blockern mit."
• Statt: "Verantwortlich für Kundenkommunikation" → Besser: "Erste Anlaufstelle für Eskalationen; beantwortet SLA-relevante Anfragen innerhalb von 24 Stunden."

Tool-Empfehlungen zur Umsetzung

Welche Tools eignen sich? Ich empfehle eine Kombination aus Dokumentation, Task-Management und Kommunikation:

• Notion oder Confluence für Rollenbeschreibungen und Wissensdatenbank.
• Jira, Asana oder Trello für Aufgaben mit klarer Zuweisung und ggf. RACI-Feldern.
• Slack oder Microsoft Teams für schnelle Abstimmungen, aber mit klaren Regeln, damit nicht alles dort verloren geht.
• Google Drive / SharePoint für gemeinsame Vorlagen und Dokumente.

Wichtig ist nicht das perfekte Tool, sondern die Disziplin, Rollen und Prozesse dort zu hinterlegen und zu pflegen.

Wie ich Widerstand überwinde

Bei der Einführung stoße ich oft auf zwei Einwände: "Das kostet zu viel Zeit" und "Das schränkt mich ein". Meine Antwort ist pragmatisch:

• Zeigt die Zeitersparnis: Nehmt ein Beispiel, das zuvor 3 Personen parallel bearbeiteten, und messt den Zeitaufwand vor und nach der Klarstellung.
• Gibt Flexibilität: Rollen sollen keine Knebelverträge sein. Beschreibt Entscheidungsräume, nicht Mikromanagement.
• Startet mit Pilot-Teams: Erfolge in einem Bereich motivieren andere nachzuziehen.

Wenn Rollenbeschreibungen richtig gestaltet werden, bewirken sie mehr als nur Klarheit: Sie schaffen Vertrauen, reduzieren Reibungsverluste und geben Menschen Sicherheit im Handeln. Das ist nicht nur effizient — es macht Arbeit auch menschlicher.