Wiederkehrende HR-Prozesse wie Onboarding, Offboarding oder Mitarbeitergespräche sind hervorragende Kandidaten für digitale Checklisten. In meiner Arbeit bei Captain Office habe ich immer wieder gesehen, wie viel Zeit und mentale Last man einsparen kann, wenn diese Abläufe klar, digital und automatisiert ablaufen. In diesem Beitrag zeige ich Ihnen, wie Sie in Google Workspace praktikable, wartbare Checklisten bauen – mit Google Sheets, Forms, Docs und optional Apps Script oder Integrations-Tools wie Zapier/Make.
Warum digitale Checklisten in Google Workspace sinnvoll sind
Ich bevorzuge Google Workspace, weil es in vielen Unternehmen bereits im Einsatz ist und die Tools nahtlos zusammenarbeiten. Die Vorteile sind:
Welche Prozesse eignen sich besonders?
Typische HR-Prozesse, die ich digitalisiert habe:
Wichtig ist: Beginnen Sie mit 1–2 Prozessen, testen Sie, sammeln Sie Feedback, und rollen Sie dann aus.
Grundaufbau einer Checkliste in Google Sheets
Ich starte meist mit Google Sheets als zentrale Datenquelle. Eine einfache Struktur hilft schon enorm. Beispiel-Spalten, die ich empfehle:
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ProcessID | Eindeutige Kennung (z. B. ONB-2025-001) |
| Mitarbeiter | Name der betroffenen Person |
| Position/Abteilung | Relevante Information für Aufgaben |
| Checkliste-Item | Konkrete Aufgabe (z. B. "Laptop konfigurieren") |
| Verantwortlich | Wer die Aufgabe ausführt |
| Fälligkeitsdatum | Wann die Aufgabe erledigt sein soll |
| Status | Offen / In Arbeit / Erledigt |
| Kommentar | Freitext für Notizen |
Ich gruppiere Aufgaben pro Prozess (z. B. alle Onboarding-Tasks unter derselben ProcessID). Mit Google Sheets lassen sich Filter, benutzerdefinierte Ansichten und bedingte Formatierungen (z. B. rote Markierung bei überfälligen Aufgaben) einfach einrichten.
Formular zur Erfassung starten
Statt manuellem Anlegen nutze ich oft ein Google Form, um neue Instanzen zu erstellen (z. B. neuer Onboarding-Fall). Das Formular fragt die Basisdaten (Name, Startdatum, Abteilung, Rolle) ab und schreibt die Antworten in ein Sheet. Anschließend kopiert ein Apps Script oder ein Zap die passenden Checklisten-Vorlagen in die Haupttabelle und erstellt einzelne Tasks mit Fälligkeitsdaten.
Checklisten-Vorlagen in Sheets organisieren
Ich lege in einem getrennten Tab Vorlagen an: Onboarding-Vorlage, Offboarding-Vorlage, etc. Jede Vorlage enthält die Reihenfolge von Tasks, Standardverantwortliche und empfohlene Fälligkeiten relativ zum Startdatum (z. B. "Tag 0", "Tag 3").
Mit einer einfachen Formel oder einem Script kann man diese Vorlage bei einem neuen Prozess instanziieren:
Automatisierung mit Google Apps Script oder Integrations-Tools
Ich empfehle, bei den ersten Tests Apps Script zu nutzen (kostenlos, innerhalb von Workspace). Beispiele für Automatisierungen:
Wenn Sie keine eigenen Skripte schreiben möchten, funktionieren Tools wie Zapier oder Make (ehemals Integromat) sehr gut: Sie verbinden Google Forms, Sheets, Gmail und Slack ohne Code.
Praktisches Beispiel: Onboarding-Workflow
So habe ich ein Onboarding aufgebaut:
So entstehen transparente, nachvollziehbare Schritte – und neue Mitarbeitende fühlen sich willkommen, weil nichts vergessen wird.
Dokumente automatisch erstellen
Für standardisierte Dokumente (z. B. Begrüßungs-E-Mail, Einarbeitungsplan im Google Docs-Format) nutze ich Google Docs-Templates und fülle sie per Apps Script oder Zapier mit Platzhaltern (Name, Startdatum, Abteilung). Das spart Zeit und sorgt für konsistente Kommunikation.
Tipps für Akzeptanz im Team
Technik allein reicht nicht; ich achte auf drei Dinge, um Akzeptanz zu schaffen:
Kontrolle, Skalierung und Reporting
Skalieren heißt bei mir vor allem: Monitoring. Ich nutze in Sheets Pivot-Tabellen und einfache Dashboards (Anzahl offener Tasks, durchschnittliche Erledigungszeit, Prozente pro Status). Diese Metriken helfen, Engpässe zu erkennen: Liegt die Verzögerung bei IT, Manager oder Facility?
Sicherheit und Rechte
Beachten Sie die Zugriffsrechte in Google Workspace: Nicht jeder sollte das Master-Template editieren können. Ich empfehle:
Fehler, die ich erlebt habe — und wie Sie sie vermeiden
Aus meiner Praxis: Die häufigsten Stolperfallen sind fehlende Verantwortlichkeiten, zu komplizierte Formulare und mangelnde Pflege der Vorlagen. Darum:
Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen ein Beispiel-Sheet und ein einfaches Apps Script als Ausgangspunkt bereitstellen, das Sie an Ihre Bedürfnisse anpassen können. Schreiben Sie mir kurz, welche Prozesse Sie automatisieren wollen (Onboarding, Offboarding, Weiterbildungen etc.), dann schicke ich Ihnen ein angepasstes Template.