Ich nutze Zapier seit Jahren, um wiederkehrende Aufgaben im Büro zu automatisieren — eine meiner liebsten Kombinationen ist dabei lexoffice + Google Sheets. In vielen Unternehmen entsteht ein großer manueller Aufwand, wenn Rechnungen regelmäßig geprüft, kategorisiert oder für das Controlling aufbereitet werden müssen. In diesem Beitrag erkläre ich, wie ich wiederkehrende Rechnungsprüfungen zwischen lexoffice und Google Sheets mit Zapier automatisiere, welche Schritte nötig sind, welche Fallstricke es gibt und welche Vorteile Sie sofort spüren werden.

Warum diese Automatisierung sinnvoll ist

Bei uns landeten wiederkehrende Rechnungen immer wieder im Postfach, wurden manuell geöffnet, geprüft und dann in einem Tabellenblatt protokolliert. Das kostet Zeit, ist fehleranfällig und sorgt leicht für Inkonsistenzen. Mit einer Zapier-Automatisierung können Sie:

  • Rechnungsdaten automatisch extrahieren und zentral in Google Sheets sammeln.
  • Regelbasierte Prüfungen (z. B. Betrag, Lieferant, Buchungskategorie) automatisch durchführen.
  • Ausnahmen markieren und Benachrichtigungen an Verantwortliche senden.
  • Reports und Dashboards in Echtzeit mit sauberen Daten versorgen.

    • Übersicht der Lösung

    Der typische Ablauf, den ich einrichte, sieht so aus:

  • Trigger: Neue Rechnung in lexoffice (oder Rechnung aktualisiert).
  • Action: Extrahiere wichtige Felder (Rechnungsnummer, Datum, Betrag, Lieferant, Kategorie, Fälligkeitsdatum).
  • Action: Suche oder füge eine Zeile in Google Sheets hinzu.
  • Action: Führe Prüfregeln aus (z. B. Betrag > Schwellenwert, Kategorie fehlt).
  • Action: Wenn Prüfungen fehlschlagen, sende eine Slack-/E-Mail-Benachrichtigung und markiere den Eintrag in Google Sheets.

    • Was Sie technisch benötigen

  • Ein Zapier-Konto (auch das kostenlose Paket reicht oft für einfache Tests).
  • lexoffice-Zugang mit API- bzw. Integrationsberechtigung.
  • Ein Google-Konto mit Google Sheets, in dem Sie ein Template-Tabellenblatt anlegen.
  • Optional: Slack, Microsoft Teams oder E-Mail für Notifications.

    • Schritt-für-Schritt: Zap aufsetzen

    Ich beschreibe hier den Aufbau eines Zaps, der bei jeder neuen Rechnung in lexoffice die Daten in Google Sheets schreibt und Prüfungen durchführt.

    1. Trigger in Zapier einrichten

    Wählen Sie als Trigger-App lexoffice und dann den Event "Neue Rechnung" oder "Rechnung aktualisiert". Sie müssen Zapier mit Ihrem lexoffice-Konto verbinden — dafür sind API-Zugriffsrechte nötig. Testen Sie den Trigger, damit Zapier eine Beispielrechnung zieht und Sie die Feldzuordnungen sehen.

    2. Datenfelder auswählen

    Typische Felder, die ich immer extrahiere:

  • Rechnungsnummer
  • Rechnungsdatum
  • Fälligkeitsdatum
  • Betrag netto / brutto
  • Währung
  • Lieferant / Kunde
  • Kategorie / Buchungskonto
  • PDF-Link (falls verfügbar)

    • Wichtig: Achten Sie darauf, Zahlenfelder als solche zu behandeln (nicht als Text), damit spätere Prüflogiken funktionieren.

    3. Google Sheets: Template anlegen

    Erstellen Sie in Google Sheets ein Tabellenblatt mit klaren Spaltenüberschriften (z. B. Rechnungsnr, Datum, Betrag, Lieferant, Kategorie, Status, Kommentar, PDF-Link). Ich empfehle, eine erste Zeile als Header zu sperren und das Blatt nur für den Zap freizugeben (Zugriffsrechte in Google einstellen).

    4. Zap-Action: Zeile hinzufügen oder aktualisieren

    Als Action wählen Sie in Zapier "Google Sheets - Create Spreadsheet Row" oder "Update Spreadsheet Row". Falls Sie Dubletten vermeiden wollen, nutzen Sie "Lookup Spreadsheet Row" zuerst (z. B. Suche nach Rechnungsnummer). Wenn gefunden, aktualisieren Sie die Zeile; wenn nicht, legen Sie eine neue an.

    5. Prüfregeln mit Filtern und Conditions

    Zapier bietet Filter- und Paths-Funktionen, die sich hervorragend für Prüfregeln eignen:

  • Filter: Wenn Betrag > 5.000 €, dann Path A (Benachrichtigung an Führungskraft).
  • Filter: Wenn Kategorie fehlt, dann Path B (Markiere als "Prüfung erforderlich" und sende E-Mail).
  • Formatter: Nutzen Sie "Formatter by Zapier" für Datumsformatierung und numerische Umwandlung.

    • 6. Benachrichtigungen und Eskalationen

    Ich sende in der Regel zwei Arten von Meldungen:

  • Automatische Info (Slack/Teams/E-Mail) an das Buchhaltungsteam bei jeder neuen Rechnung — kurz und mit Link zur Zeile im Google Sheet.
  • Eskalation bei Problemen: Wenn Prüfregeln eine Ausnahme erkennen (z. B. fehlende Kategorie, hoher Betrag), dann eine separate Nachricht an Verantwortliche inkl. Kommentar und Link.

    • 7. Logging und Audit-Trail

    In Google Sheets hinterlege ich zusätzliche Spalten:

    SpalteInhalt
    StatusNeu / Geprüft / Eskaliert
    PrüferName der Person, die geprüft hat
    TimestampLetzte Änderung (via Zap oder manuell)
    KommentarGrund einer Eskalation oder Notiz

    Praxis-Tipps und Stolperfallen

    Aus meiner Erfahrung helfen die folgenden Punkte, um die Automation stabil und nützlich zu machen:

  • Feldmapping testen: lokale Sonderzeichen, Komma/Punkt bei Zahlen und unterschiedliche Datumsformate können Probleme machen.
  • Ratenbegrenzungen beachten: lexoffice und Zapier haben API-Rate-Limits. Bei sehr vielen Rechnungen sollten Sie Zaps puffern oder batchen.
  • Zugriffsrechte minimieren: Geben Sie Zapier nur die nötigsten Rechte in lexoffice und Google an.
  • Abgleichskriterien definieren: Immer eine eindeutige ID (Rechnungsnummer) als Lookup nutzen, um Duplikate zu vermeiden.
  • Fehlerhandling: Fügen Sie einen "Catch" Zap oder Logging ein, der Fehler sammelt und täglich an die Admins sendet.

    • Sicherheit und Datenschutz

    Rechnungsdaten sind oft personenbezogen und sensibel. Darauf achte ich besonders:

  • Verschlüsselte Verbindungen (Zapier, lexoffice, Google) nutzen — beides unterstützt TLS.
  • Zugriffsrechte und Freigaben regelmäßig prüfen.
  • Wenn möglich, keine vollständigen PDF-Rechnungen per E-Mail an den Zap senden; stattdessen einen Link mit Zugriffskontrolle nutzen.
  • Datenschutzvereinbarungen (DPA) mit Zapier und lexoffice prüfen und abschließen.

    • Kosten und Skalierung

    Zapier hat verschiedene Pläne. Wichtige Punkte zur Kostenplanung:

  • Jeder ausgelöste Zap zählt als Task — bei vielen Rechnungen steigen die Kosten.
  • Komplexe Paths und Multi-Step-Zaps sind oft nur in bezahlten Plänen verfügbar.
  • Alternativen: Make (ehemals Integromat) oder native lexoffice-Integrationen können bei hohem Volumen preiswerter sein.

    • Beispiele aus der Praxis

    In einem Mittelstandsprojekt habe ich Zapier genutzt, um monatlich über 1.200 Eingangsrechnungen zu verarbeiten. Ergebnis:

  • Manuelle Erfassungszeit pro Rechnung sank von ~3 Minuten auf 20 Sekunden für Prüfung und Freigabe.
  • Fehler durch manuelle Tippfehler reduzierten sich deutlich, weil Daten direkt aus lexoffice übernommen wurden.
  • Das Controlling erhielt ein tagesaktuelles Sheet für Liquiditätsplanung.

    • Wie ich Tests und Rollout gestalte

    Meine Vorgehensweise beim Ausrollen:

  • Pilotphase mit einem Lieferantenkreis (z. B. 5 Lieferanten) und nur wenigen Prüfregeln.
  • Monitoring-Phase: Logging aktivieren, wöchentliche Review-Meetings mit Buchhaltung.
  • Schrittweiser Ausbau: mehr Lieferanten, zusätzliche Prüfregeln und Eskalationsstufen.
  • Schulung: kurze Anleitungen und ein FAQ für das Buchhaltungsteam bereitstellen.

    • Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen eine Checkliste für die Einrichtung schicken oder ein Beispiel-Sheet mit Spaltenstruktur zur Verfügung stellen. Die Kombination aus lexoffice, Google Sheets und Zapier ist für mich eine der einfachsten Möglichkeiten, wiederkehrende Rechnungsprüfungen effizient und robust zu gestalten — ohne gleich in teure ERP-Anbindungen investieren zu müssen.