Wenn ein Teammitglied ausfällt, stehen viele Führungskräfte vor derselben Herausforderung: Wie verteile ich kurzfristig anfallende Aufgaben, ohne die verbliebenen Kolleginnen und Kollegen zu überlasten – und trotzdem die wichtigsten Geschäftsabläufe aufrechtzuerhalten? In meiner Arbeit habe ich immer wieder gesehen, dass eine faire, transparente Vorgehensweise nicht nur das operative Risiko senkt, sondern auch das Vertrauen und die Motivation im Team stärkt. Ich teile hier konkrete Schritte, praktische Beispiele und Tools, die ich selbst verwende oder empfehle.

Erste Minute: Ruhe bewahren und schnell priorisieren

Das Wichtigste ist: nicht in Panik verfallen. Ein klarer Kopf hilft, Prioritäten zu setzen. Ich frage mich zuerst: Welche Aufgaben müssen unbedingt weiterlaufen (Kundenbetreuung, fristgebundene Lieferungen, Abrechnungen)? Welche können verschoben oder temporär reduziert werden?

  • Erstelle eine schnelle Prioritätenliste mit drei Stufen: kritisch, wichtig, nice-to-have.
  • Halte das Team kurz in einem Stand-up informiert (5–10 Minuten), damit alle wissen, wo der Schuh drückt.

    • Dieses Vorgehen verhindert, dass alle sofort das vermeintlich Dringendste übernehmen und sich gegenseitig Aufgaben abluchsen – ein schneller Weg zur Überlastung.

    Faire Verteilung: Kriterien statt Bauchgefühl

    Eine faire Aufgabenverteilung basiert auf transparenten Kriterien. Ich nutze meist diese Faktoren:

  • Aktuelle Arbeitsauslastung (realistisch, nicht nur empfundene Auslastung)
  • Kompetenzen und Einarbeitungsaufwand
  • Dringlichkeit und Konsequenzen bei Verzögerung
  • Persönliche Präferenzen, soweit möglich (z. B. wer gerne Kundenkontakt hat)

    • Statt per E-Mail hin und her zu fragen, wer was übernimmt, mache ich eine kurze Übersichtstabelle (siehe Beispiel unten) und teile sie im Team-Channel. Dadurch wird sichtbar, wer wie stark belastet ist und warum bestimmte Aufgaben an bestimmte Personen gehen.

    Aufgabe Priorität Benötigte Kompetenz Vorschlag (Wer) Einarbeitungsaufwand
    Kundenanfragen – SLA 24h kritisch Kundenwissen, CRM-Zugriff Anna 30 min Übergabe
    Monatliche Rechnungen wichtig Buchhaltungskenntnisse Extern: Steuerberater / Tom 1 Stunde (Anleitung)
    Interne Reports nice-to-have Excel-Grundlage verschieben -

    Team einbeziehen: Transparenz schafft Akzeptanz

    Ich teile die Prioritätenmatrix offen und bitte um Feedback. Häufig melden sich Mitarbeitende mit guten Alternativvorschlägen oder Hinweisen auf Engpässe, die ich nicht gesehen habe. Diese Beteiligung erhöht die Akzeptanz der Verteilung und verhindert das Gefühl, etwas aufgezwungen bekommen zu haben.

  • Kurze Abstimmung im Kanal: Wer kann kurzfristig 2–4 Stunden pro Tag übernehmen?
  • Wer bereits ausgelastet ist, sollte das klar kommunizieren dürfen – ohne Rechtfertigung.

    • Temporäre Maßnahmen, die Überlastung verhindern

    Manches lässt sich kurzfristig delegieren, anderes muss reduziert oder pausiert werden. Ich empfehle folgende Maßnahmen:

  • Temporäre Reduktion nicht-kritischer Aufgaben (z. B. interne Initiativen, die warten können).
  • Nutzen externer Ressourcen: Freelancer, Agenturen oder Steuerberater für spezialisierte Aufgaben.
  • Job-Sharing innerhalb des Teams: Kleine Aufgabenpakete bündeln und rotierend verteilen.

    • Beispiel: Wenn die Marketing-Kollegin fehlt, kann ich die Social-Media-Planung für zwei Wochen auf einfache Posts reduzieren und die meisten Inhalte automatisiert via Hootsuite oder Buffer planen. Dadurch entsteht kein zusätzlicher manueller Aufwand für das Team.

    Einarbeitung effizient gestalten

    Einarbeitungsaufwand ist oft der größte Bremser. Eine klare, schlanke Übergabe reduziert Zeit und Fehler. Meine Checkliste für Kurz-Einarbeitungen:

  • 1–2-Seiten-Anleitung mit den wichtigsten Prozessen
  • Vorlagen, Passwörter & Zugänge (sicher geteilt via 1Password oder LastPass)
  • Kurzes 15–30 Minuten-Kickoff mit der Person
  • Kontaktliste mit Experten, die bei Fragen helfen können

    • Wenn möglich, nehme ich kurze Videoaufnahmen oder Bildschirmaufzeichnungen (z. B. Loom) auf – das spart in der Folge viele Rückfragen.

    Tool-Empfehlungen für die Organisation

    Einige Tools erleichtern die Verteilung und Sichtbarkeit von Arbeit:

  • Trello oder Asana – für transparente Task-Boards mit Zuständigkeiten.
  • Slack oder Microsoft Teams – für schnelle Kurzabstimmungen und Statusupdates.
  • 1Password / LastPass – sichere Passwortfreigabe ohne E-Mail-Unsicherheit.
  • Loom – schnelle Video-Einweisungen statt langer E-Mails.
  • Harvest oder Toggl – Kurzzeiterfassung zur Bewertung der Zusatzbelastung.

    • Ich nutze häufig eine Kombination: Trello für Aufgaben, Slack für Kommunikation und 1Password für Zugänge. Das reduziert Reibungsverluste erheblich.

    Fairness sichern: Kompensation und Anerkennung

    Wenn Kolleginnen und Kollegen kurzfristig mehr leisten, ist Anerkennung Pflicht. Fairness kann verschiedene Formen annehmen:

  • Ausgleich durch Zeitausgleich (freie Tage) nach dem Einsatz.
  • Finanzieller Bonus oder kleine Aufmerksamkeiten (z. B. Gutscheine).
  • Öffentliche Anerkennung im Team-Meeting.

    • Ich frage immer offen: Was wäre für dich ein fairer Ausgleich? Oft reicht die Aussicht auf Zeitausgleich und eine ehrliche Danksagung – aber es sollte individuell abgestimmt sein.

    Weniger sichtbar, aber wichtig: Emotionale Belastung beachten

    Krankheitsausfälle sind oft stressig – nicht nur organisatorisch, sondern emotional. Ich spreche aktiv an, dass Mehrarbeit kurzzeitig belastet. Ein regelmäßiges Check-in hilft, Überlastung zu erkennen. Wenn ich merke, dass jemand dauerhaft an seine Belastungsgrenze kommt, suche ich sofort nach alternativen Lösungen (externe Hilfe, Umverteilung, priorisieren).

  • Regelmäßige kurze 1:1-Check-ins in der Zeit der Vertretung.
  • Angebot von Unterstützung durch HR oder Coach, wenn nötig.

    • Szenarienplanung: Für den nächsten Ausfall vorbereitet sein

    Gute Vorbereitung spart später Zeit. Ich empfehle, Standardpläne für häufige Ausfall-Szenarien anzulegen:

  • Verantwortlichkeiten klar dokumentieren (Was passiert, wenn X ausfällt?)
  • Maintenance-Checkliste: Wer hat Zugriff auf was?
  • Liste mit externen Dienstleistern, die kurzfristig unterstützen können.

    • Solche Playbooks (1–2 Seiten) schütze ich in einem geteilten Ordner, auf den das gesamte Team zugreifen kann. Im Ernstfall reicht ein Blick, um schnell handlungsfähig zu sein.

    Fehlzeiten gehören zum Arbeitsleben. Entscheidend ist, wie wir als Führungskräfte reagieren: transparent, fair und vorausschauend. So halten wir Betrieb am Laufen und sichern gleichzeitig das Wohl unseres Teams.