Eine klare Rollenverteilung ist das halbe Projekt – und oftmals fehlt genau diese Transparenz in vielen Teams. Ich zeige Ihnen, wie Sie in 10 praktischen Schritten eine Rollenmatrix mit dem RACI-Modell in Excel bauen, die Verantwortlichkeiten sichtbar macht und tatsächlich im Alltag funktioniert. Diese Anleitung kommt aus meiner Praxis bei Captain Office (https://www.captain-office.de) und ist für Projektleiter, Office-Manager und Führungskräfte gedacht, die ohne viel IT-Aufwand Struktur schaffen wollen.

Was ist RACI und warum eine Matrix in Excel?

RACI steht für Responsible, Accountable, Consulted und Informed. Kurz gesagt:

  • Responsible: Wer führt die Aufgabe aus?
  • Accountable: Wer trägt die Gesamtverantwortung und trifft Entscheidungen?
  • Consulted: Wer wird bei Entscheidungen eingebunden (zwei-Wege-Kanal)?
  • Informed: Wer wird informiert (ein-Wege-Kommunikation)?

Excel ist ideal, weil es flexibel, schnell verfügbar und leicht zu teilen ist. Ich nutze es oft bei Captain Office für erste Versionen, bevor Tools wie Asana oder Monday genutzt werden.

Schritt 1 — Vorbereitung: Ziel und Umfang festlegen

Bevor Sie eine Tabelle öffnen, definieren Sie klar: Welches Projekt oder Prozess deckt die Matrix ab? Welche Phasen, welche Aufgaben? Ich notiere mir den Scope auf einem Blatt Papier oder in OneNote, damit die spätere Tabelle nicht überfrachtet wird.

Schritt 2 — Liste der Aufgaben und Deliverables erstellen

In Spalte A notiere ich jede Aufgabe oder jeden Deliverable auf einer eigenen Zeile. Formulieren Sie präzise: statt "Kommunikation" lieber "Projekt-Statusmail an Stakeholder (wöchentlich)". Das erleichtert später die Zuordnung.

Schritt 3 — Rollen definieren

In Reihe 1 (ab Spalte B) kommen die Rollen: z. B. Projektleiter, Marketing, IT, Rechtsabteilung, Kunde. Achten Sie darauf, Rollen nicht auf einzelne Personen zu beschränken — nennen Sie idealerweise Rollenbezeichnungen, dann bleibt die Matrix länger gültig.

Schritt 4 — Grundstruktur in Excel anlegen

Öffnen Sie eine neue Excel-Datei und legen Sie die Aufgaben in Spalte A, die Rollen in der ersten Zeile an. Sperren Sie Zeile 1 und Spalte A über "Fenster fixieren" — so bleiben Überschriften beim Scrollen sichtbar. Das ist eine kleine, aber wirksame UX-Optimierung.

Schritt 5 — Drop-downs für R-A-C-I erstellen

Um Einheitlichkeit zu garantieren, erstelle ich ein Datenvalidierungsfeld für jede Zelle im Rollenbereich:

  • Rechtsklick auf eine Zelle → Datenüberprüfung → Liste
  • Einträge: R,A,C,I (oder ausgeschrieben)
  • Optional: Leerwert erlauben

Das verhindert Tippfehler und macht spätere Auswertungen einfacher.

Schritt 6 — Visuelle Darstellung mit Farben

Farben machen die Matrix lesbar. Ich nutze bedingte Formatierung:

  • Formelbasierte Regeln: Wenn Zelle="R" → grün; "A" → dunkelgrün; "C" → gelb; "I" → blau.
  • Setzen Sie kurze Texte und hohe Kontrastfarben, damit die Matrix in Drucken und auf Beamer gut lesbar bleibt.

So sehen Stakeholder auf einen Blick, wer aktiv ist und wer informiert werden muss.

Schritt 7 — Regeln für Mehrfachbelegungen und Konflikte

Eine wichtige Regel: Für jede Aufgabe maximal eine Accountable-Person. Ich prüfe das mit einer Hilfsspalte, die zählt, wie oft "A" pro Zeile vorkommt:

Formelbeispiel =ZÄHLENWENN(B2:F2;"A")

Wenn das Ergebnis >1 ist, markiere ich die Zeile mit einer roten bedingten Formatierung, damit das Team den Konflikt schnell löst.

Schritt 8 — Automatische Zusammenfassung und Filter

Erstellen Sie auf einem zweiten Blatt eine Zusammenfassung mit PivotTable oder Formeln. Nützlich sind Ansichten wie:

  • Alle Aufgaben, bei denen Rolle X "Responsible" ist
  • Aufgaben ohne "Accountable"
  • Alle "Informed"-Empfänger pro Aufgabe

Mit Filterfunktionen und PivotTables können Sie Stakeholder-spezifische Reports exportieren (z. B. PDF für den wöchentlichen Statusbericht).

Schritt 9 — Schutz, Versionierung und Zusammenarbeit

Sichern Sie die Datei über Versionierung (SharePoint oder OneDrive). Zusätzlich setze ich Blattschutz für die Struktur, gebe aber Felder für die Datenvalidierung frei. Gute Praxis:

  • Master-Datei auf SharePoint
  • Freigabe in der Team-Cloud mit Bearbeitungsrechten für definierte Personen
  • Änderungsprotokoll: Notieren Sie im Kommentar oder in einer Hilfsspalte, wer was geändert hat

So vermeiden Sie Chaos, wenn mehrere Personen die Matrix bearbeiten.

Schritt 10 — Einführung ins Team und Pflegeprozess

Eine Matrix ist nur so gut wie die Akzeptanz im Team. Ich begleite die Einführung mit:

  • Kurzer Workshop (max. 60 Minuten), erläutern Sie Zweck und Regeln
  • Beispiele zeigen: typische Fehler, wie doppelte "A"-Zuweisung
  • Regel für Aktualisierung: Wer aktualisiert die Matrix bei Scope-Änderungen? Meist der Projektleiter oder Office-Manager.

Ich empfehle außerdem einen festen Review-Termin (z. B. bei Sprint-Planungen oder Monatsmeetings), damit die Matrix lebendig bleibt.

Praktische Extras, die ich oft nutze

Ein paar Feinheiten, die meine Arbeit erleichtern:

  • Kommentare verlinken: Rechtsklick → Kommentar hinzufügen, um Kontext zu einer RACI-Zuordnung zu geben.
  • Icons statt Buchstaben: Mit Wingdings oder Symbolen bekommt die Matrix eine noch bessere Lesbarkeit.
  • Verknüpfung mit To-Do-Listen: Verknüpfen Sie Aufgaben mit Planner oder Trello-Karten über Links in der Matrix.
  • Export-Template: Ein Sheet "Stakeholder-View", das nur die relevanten Spalten anzeigt und als PDF exportiert wird.

Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen eine fertige Excel-Vorlage im Stil dieser Anleitung erstellen — inklusive bedingter Formatierungen, Validierungen und einer Zusammenfassungsseite für Status-Reports. Schreiben Sie mir über die Kontaktseite von Captain Office oder kommentieren Sie diesen Beitrag; ich antworte gern mit einer Datei, die Sie direkt nutzen können.