Ein digitales Ablagesystem muss nicht kompliziert sein. In meinem Alltag als Praktikerin habe ich festgestellt: Mit klaren Regeln, einer simplen Struktur und einer festen Wochenroutine lassen sich in 30 Minuten pro Woche ein aufgeräumtes, verlässliches Notion-System aufbauen und pflegen. Ich zeige dir, wie ich das mache — Schritt für Schritt, praxisnah und ohne unnötigen Ballast.

Warum Notion?

Notion kombiniert Datenbanken, Seiten, Templates und Textbearbeitung — ideal für eine flexible Ablage, die mit den Bedürfnissen deines Teams wächst. Ich schätze besonders, dass man Inhalte verknüpfen kann (Relationen), Ansichten (Table, Board, Calendar) schnell wechselt und Templates für wiederkehrende Ablagen erstellt. Keine Insellösungen mehr, kein chaotischer Ordnerdschungel.

Was du in 30 Minuten pro Woche erreichst

Die 30 Minuten pro Woche teilen sich sinnvoll auf:

  • 10 Minuten: Inbox durchsehen und neue Inhalte einordnen
  • 10 Minuten: offene Aufgaben/Projekte prüfen und priorisieren
  • 10 Minuten: Ordnung herstellen (Duplikate entfernen, Tags anpassen, Seiten verlinken)

    • Dieses kleine Ritual verhindert, dass sich Dokumente und To‑Dos anhäufen. Wichtig: Die initiale Aufbauzeit ist etwas höher — plane einmal 1–2 Stunden für die Grundstruktur ein.

    Grundstruktur: Meine Empfehlung für Notion

    Ich arbeite mit einer simplen Basiskonfiguration, die ich in jedem Team empfehlen würde:

  • Inbox (Sammelstelle) — alles landet hier, kurz erfassen
  • Archiv / Ablage — finale Dokumente, nach Projekten oder Themen geordnet
  • Projekte & To‑Dos — zentrale Datenbank mit Status, Verantwortlichen und Deadlines
  • Templates — Meeting‑Notizen, Projektseite, Briefing
  • Referenz — Prozessbeschreibungen, Vorlagen, Guidelines

    • Die Idee ist: Inbox = kurzfristig, Archiv = langfristig. Projekte sind aktiv und verknüpft mit Dokumenten aus dem Archiv.

    Schritt 1: Grundgerüst anlegen (1–2 Stunden initial)

    Lege in Notion die oben genannten Hauptseiten an. Für die Datenbanken verwende ich diese Felder:

  • Title
  • Status (Inbox / In Arbeit / Review / Done / Archiv)
  • Typ (Dokument, Vertrag, Rechnung, Meeting‑Notiz)
  • Projekt‑Relation
  • Verantwortliche Person
  • Datum / Fälligkeitsdatum
  • Tags

    • Erstelle Standard‑Ansichten: Table für Übersicht, Board für Status, Calendar für Deadlines. Richte außerdem ein kleines Template für neue Ablagen ein (z. B. "Dokument anlegen" mit Metafeldern).

    Schritt 2: Regeln statt Perfektion

    Regeln sind das Herzstück. Ohne sie wird Notion schnell zum Wildwuchs. Ich empfehle kurz und klar:

  • Regel 1: Alles neu in die Inbox.
  • Regel 2: Ein Element = ein Eintrag. Keine halben Links in anderen Seiten.
  • Regel 3: Einordnen oder löschen — keine Dauerparker in der Inbox.
  • Regel 4: Benennungsstandard: JJJJ‑MM‑TT_Typ_Projekt_Kurztitel (z. B. 2025-12-01_Vertrag_Marketing_AgenturXY)

    • Diese wenigen Regeln sparen später Stunden. Ich habe erlebt, dass Teams, die sich an eine einfache Benamsung halten, deutlich weniger suchen müssen.

    Schritt 3: Die Wochenroutine (30 Minuten)

    Hier mein konkreter Ablauf, den ich jede Woche durchführe — du kannst ihn einfach übernehmen:

  • Minuten 0–10: Inbox leeren
    Öffne die Inbox‑Datenbank. Jedes Element kurz anschauen: Archivieren, in ein Projekt verschieben, als Aufgabe anlegen oder löschen. Wenn du länger als 2 Minuten brauchst, verschiebe in "In Arbeit".
  • Minuten 10–20: Projekte & Prioritäten
    Öffne die Projekt‑Ansicht (Board). Prüfe Statuswechsel, Deadlines und Verantwortlichkeiten. Aktualisiere den Status von Aufgaben und markiere die 1–3 Prioritäten für die kommende Woche.
  • Minuten 20–30: Sauberkeit & Verlinkungen
    Suche nach Dateien ohne Tagging oder Seiten ohne Projektverknüpfung. Füge Tags hinzu, verlinke relevante Referenzseiten und archiviere abgeschlossene Dokumente.

    • Wenn du das konsequent machst, bleibt die Suche effektiv, und die Datenbank bleibt schlank.

    Praktische Tipps für mehr Effizienz

    Aus Erfahrung helfen diese Kleinigkeiten enorm:

  • Shortcuts & Quick Capture: Nutze die Notion‑Desktop‑App oder die Webclipper‑Erweiterung, um Inhalte sofort in die Inbox zu schieben.
  • Standard‑Templates: Richte ein Meeting‑Template und ein Projekt‑Briefing ein. Das spart Zeit und sorgt für Konsistenz.
  • Automatisierungen: Nutze Zapier oder Make (ehemals Integromat), um z. B. Rechnungen aus E‑Mail‑Anhängen automatisch in die Inbox zu kopieren.
  • Tags sparsam verwenden: Weniger ist mehr — 8–12 konsistente Tags reichen oft.
  • Privat vs. Team: Trenne persönliche Notizen von Team‑Dokumenten, damit Berechtigungen klar bleiben.

    • Beispiel: Weekly Review Template

    Abschnitt Inhalt
    Inbox Alle neuen Elemente verarbeiten (archivieren, zu Projekt, Aufgabe, löschen)
    Prioritäten Top 3 Aufgaben festlegen
    Bereinigung Duplikate entfernen, Tags anpassen, Links prüfen
    Follow‑Ups Offene Review‑Items kommentieren / zuständig machen

    Häufige Fragen, die mir gestellt werden

    Wie verhindere ich, dass Notion zu langsam wird?
    Achte auf wenige, aber gut strukturierte Datenbanken. Große Inline‑Seiten mit vielen Blöcken können langsam werden — lieber Dokumente als verlinkte Dateien statt alles als eine lange Seite.

    Muss ich alles migreren?
    Nein. Migriere nur aktive Dokumente und wichtige Referenzen. Alte Dateien lassen sich zippen und extern archivieren (z. B. Google Drive, S3), mit Link in Notion.

    Wie bringe ich das Team dazu mitzumachen?
    Einfachheit ist dein Freund. Stelle ein kurzes Onboarding‑Sheet bereit, demonstriere die 30‑Minuten‑Routine einmal live und sammle Feedback. Kleine Erfolge (weniger Suchzeit, klarere Prozesse) überzeugen schneller als lange Guidelines.

    Tools, die ich ergänzend nutze

    Für maximale Effizienz kombiniere ich Notion mit wenigen spezialisierten Tools:

  • Google Drive / Dropbox für große Dateianhänge
  • Make / Zapier für Automatisierung
  • Slack für schnelle Kommunikation, verlinkt zu Notion‑Seiten
  • Grammarly oder die Duden‑Extension für deutsche Texte

    • Mit dieser Mischung bleibt Notion die zentrale Wissensbasis, während andere Tools ihre Stärken ausspielen.

    Wenn du möchtest, kann ich dir ein fertiges Notion‑Template mit Inbox‑Datenbank, Projekt‑Board und Weekly‑Review erstellen — sag mir kurz, ob du es für Einzelpersonen oder für ein kleines Team brauchst, und ich passe das Template an.