In meiner Arbeit mit kleinen und mittleren Unternehmen sehe ich immer wieder dasselbe Muster: Die Buchhaltung wird als notwendiges Übel betrachtet und steckt in manuellen Routinen fest, die Zeit und Nerven kosten. Dabei lassen sich viele Abläufe mit relativ einfachen Automatisierungen deutlich beschleunigen – ohne riesige IT-Projekte oder teure Beratungen. In diesem Beitrag teile ich meine Praxiserfahrungen, konkrete Schritte und Tool-Empfehlungen, die Sie sofort anwenden können.

Warum Automatisierung in der Buchhaltung lohnt

Automatisierung spart nicht nur Zeit. Sie reduziert Fehler, macht Prozesse nachvollziehbar und schafft Freiraum für wertschöpfende Aufgaben wie Analyse, Liquiditätsplanung oder Kommunikation mit dem Steuerberater. Aus meiner Sicht sind die drei wichtigsten Vorteile:

  • Effizienzgewinn: Routineaufgaben laufen schneller, z. B. Belegerfassung, Bankabstimmung oder wiederkehrende Buchungen.
  • Fehlerreduktion: OCR-Erkennung und Validierungsregeln fangen viele Eingabefehler ab.
  • Transparenz: Workflows mit Genehmigungsstufen und Audit-Trails schaffen Sicherheit und Nachvollziehbarkeit.

    • Gute Einstiegsfälle: Wo Automatisierung am schnellsten wirkt

    Beginnen Sie mit Bereichen, die einen hohen Aufwand, aber standardisierte Abläufe haben. Meine Favoriten für Quick Wins sind:

  • Belegerfassung und -verarbeitung: Digitale Erfassung per App, automatisches Auslesen (OCR) und Zuordnung.
  • Bankabstimmung: Automatisches Importieren von Kontoauszügen und Abgleich mit Rechnungen.
  • Wiederkehrende Buchungen: Mieten, Abos, Abschreibungen als wiederkehrende Vorlagen.
  • Rechnungsworkflow: Eingangsrechnungen automatisch routen und freigeben.

    • Praktische Schritte zur Umsetzung

    Automatisierung muss nicht alles auf einmal sein. Ich empfehle eine schrittweise Vorgehensweise:

  • 1. Prozesse dokumentieren: Notieren Sie, wie Aufgaben heute ablaufen — wer macht was, welche Systeme sind beteiligt und wo es Verzögerungen gibt.
  • 2. Priorisieren: Wählen Sie 1–3 Prozesse mit hohem Zeitaufwand und hohem Automatisierungspotenzial.
  • 3. Tool-Auswahl: Testen Sie Lösungen in einer kleinen Pilotgruppe (z. B. ein Team oder ein Geschäftsbereich).
  • 4. Integration schaffen: Achten Sie auf kompatible Schnittstellen (API, DATEV-Schnittstelle, Banking-Connectors).
  • 5. Regeln und Templates: Legen Sie Kontierungsregeln, Standardtexte und Freigabeschritte fest.
  • 6. Schulung & Change Management: Erklären Sie den Nutzen, geben Sie kurze Trainings und sammeln Sie Feedback.

    • Tools, die ich empfehle (und warum)

    Je nach Unternehmensgröße und Anforderungen setze ich unterschiedliche Tools ein. Hier ein Vergleich, den ich häufig empfehle:

    Tool Stärken Typische Einsatzszenarien
    Lexoffice / sevDesk Einsteigerfreundlich, Buchhaltung + Rechnungsstellung, gute Bankanbindung Freelancer, kleine Unternehmen
    DATEV Mittelstand / DATEV Unternehmen online Standard für Steuerberater, tiefe Integration, revisionssicher KMU, Zusammenarbeit mit Steuerberatern
    FastBill / Fast Invoice Automatisierte Belegerfassung, Rechnungsworkflow Eingangsrechnungen automatisieren, digitale Ablage
    Zapier / Make (Integromat) Automatisierung zwischen Cloud-Apps, flexibel Datenübertragung zwischen CRM, Shop, Buchhaltung
    Dext (Receipt Bank) / Finmatics Top OCR, automatische Extraktion von Rechnungsdaten Belegerfassung und automatische Buchungsvorschläge

    Konkrete Automatisierungs-Beispiele aus der Praxis

    Ein Kunde von mir hatte monatlich mehrere hundert Eingangsrechnungen. Die Buchhaltung war überlastet. Wir haben folgenden Schritt umgesetzt:

  • Belegerfassung per Scan-App (FastBill) mit automatischem OCR.
  • Automatische Zuordnung anhand von Lieferantenname und IBAN, vorgeschlagene Kontierung durch Finmatics.
  • Genehmigungs-Workflow: Rechnungen über einen Link an den zuständigen Fachbereich, Freigabe digital.
  • Export in DATEV-Format für den Steuerberater.

    • Ergebnis: Die Bearbeitungszeit pro Rechnung sank von durchschnittlich 12 Minuten auf 3–4 Minuten. Fehler durch manuelle Eingabe fielen fast weg.

    Tipps für die Bankabstimmung und Zahlungsverkehr

    Banken bieten häufig automatische Kontoauszugs-Schnittstellen (HBCI, FinTS, PSD2-APIs). Kombiniert mit einer intelligenten Buchhaltungssoftware erreichen Sie:

  • Automatischen Abgleich von Bankbewegungen mit Rechnungen.
  • Erkennung offener Posten und Vorschläge für Zuordnung.
  • Automatisches Erstellen von SEPA-Lastschriften und Zahlungsläufen.

    • Ich empfehle, die Kontoabstimmung täglich laufen zu lassen — das reduziert Rückfragen und verhindert Überraschungen bei der Liquidität.

    Worauf Sie achten sollten (Fallstricke)

    Automatisierung ist kein Selbstläufer. Aus meiner Erfahrung entstehen Probleme, wenn:

  • Keine klaren Regeln für Ausnahmen definiert sind (z. B. Sonderfälle bei Reisekosten).
  • Tools nicht integriert sind: Dann entstehen doppelte Datenpflege und Medienbrüche.
  • keine Verantwortlichkeiten für die Validierung vorhanden sind.
  • die OCR-Qualität nicht überwacht wird — schlechte Belegfotos führen zu Fehlern.

    • Messbare Kennzahlen (KPIs) zur Erfolgskontrolle

    Um den Erfolg Ihrer Maßnahmen zu messen, tracken Sie einfache KPIs:

  • Durchschnittliche Bearbeitungszeit pro Rechnung (vorher / nachher).
  • Anteil digital erfasster vs. papierbasierter Belege.
  • Anzahl manuell korrigierter Buchungen (als Fehlerquote).
  • Days Payable Outstanding (DPO) – ob Zahlungsfristen besser eingehalten werden.

    • Schnelle Checkliste für Ihre ersten 30 Tage

  • Dokumentieren Sie aktuelle Abläufe in der Buchhaltung.
  • Wählen Sie ein Pilotgebiet (z. B. Eingangsrechnungen).
  • Testen Sie eine OCR-Lösung (z. B. Dext, Finmatics) mit 100 Belegen.
  • Richten Sie eine Bankanbindung ein und testen Sie den Abgleich.
  • Definieren Sie Kontierungsregeln und Freigabeworkflows.
  • Schulen Sie 1–2 Schlüsselpersonen und sammeln Sie Feedback.

    • Wenn Sie möchten, kann ich Ihnen helfen, eine individuelle Prioritätenliste für Ihr Unternehmen zu erstellen oder ein kleines Pilotprojekt zu skizzieren. Viele Unternehmen unterschätzen, wie viel Zeit bereits mit kleinen, pragmatischen Automatisierungen gewonnen werden kann — und wie schnell sich das auf die gesamte Arbeitskultur auswirkt.