Warum ein Wochenplaner für Führungskräfte mehr ist als ein Kalender

Als Führungskraft kenne ich das Gefühl: Der Tag ist voll mit Meetings, E-Mails und kurzfristigen Anfragen – und die wirklich wichtigen Aufgaben, die strategische Ausrichtung oder Personalentwicklung, rutschen immer nach unten. Ein Wochenplaner hilft mir, diese strategischen Zeitblöcke bewusst zu planen und zu schützen. Es geht dabei nicht nur um Planung, sondern um eine Haltung: Priorität geben, Grenzen setzen und konsequent verteidigen.

Was meine Definition von "strategischen Zeitblöcken" ist

Für mich sind strategische Zeitblöcke klar abgegrenzte Zeiteinheiten (meist 60–180 Minuten), die ich bewusst für Aufgaben reserviere, die langfristigen Wert schaffen. Das sind zum Beispiel:

  • Strategieentwicklung und Roadmap-Planung
  • Personalentwicklung (Feedback, Coaching, Weiterbildung)
  • Prozessgestaltung und Digitalisierungsvorhaben
  • Kundengespräche mit hoher Relevanz

    • Diese Blöcke unterscheiden sich von operativen To-dos: Sie verlangen Fokus, Kontinuität und oft auch kreative Energie.

    Wie ich meinen Wochenplaner aufgebaut habe

    Mein Wochenplaner besteht aus drei Ebenen:

  • Macro-Plan: Wöchentliche Ziele (max. 3), die mit der Unternehmensstrategie verknüpft sind.
  • Strategische Blöcke: Wiederkehrende feste Zeitfenster für Deep Work, in denen ich nicht gestört werden möchte.
  • Operative Slots: Zeitfenster für Meetings, E-Mails und Koordination.

    • Ich nutze eine Kombination aus digitalem Kalender (meist Google Calendar oder Outlook) und einem physischen Wochenplaner oder Notizsystem (z. B. Moleskine Weekly, Notion-Template). Die digitale Lösung sorgt für Sichtbarkeit im Team, der analoge Planer hilft mir, Gedanken zu strukturieren und Ideen zu notieren.

    Praktische Regeln, die mir helfen, Zeitblöcke zu schützen

    Ich habe ein paar einfache Regeln eingeführt, die erstaunlich effektiv sind:

  • Blocke strategische Zeiten früh: Am Sonntagabend oder Montagmorgen buchst du die Blöcke für die Woche – die Wahrscheinlichkeit, dass sie vollgeschoben werden, sinkt.
  • Bezeichne die Blöcke sichtbar: Nutze klare Titel wie "Strategie: Q2-Roadmap" oder "Coaching: Leitungsebene".
  • Farbe als Schutzschild: Gib strategischen Blöcken eine eigene Farbe im Kalender – visuell erkennt das Team sofort "nicht stören".
  • Setze Erwartungen: Kommuniziere offen mit deinem Team, wann du für operatives Arbeiten erreichbar bist.
  • Buffer-Zeiten: Plane zwischen Meetings 15–30 Minuten Puffer ein, damit deine Blöcke nicht durch Überziehungen verschwinden.
  • Verhandle Absagen: Nicht jedes Meeting muss stattfinden. Frage bei Einladungen immer: "Was ist das gewünschte Ergebnis und kann das auf anderem Weg erreicht werden?"

    • Wie ich mit Störungen umgehe

    Störungen sind unvermeidlich. Wichtig ist, wie man damit umgeht. Ich habe drei Varianten, die zuverlässig funktionieren:

  • Vorab-Info: In den Block schreibe ich kurz, ob ich erreichbar bin (z. B. "Nur dringende Rückrufe").
  • Delegieren: Wenn etwas Dringendes kommt, prüfe ich zuerst, ob ich es delegieren kann. Das ist ein zentraler Hebel für Führungskräfte.
  • Respektvolle Ablehnung: Ich habe gelernt, höflich aber bestimmt "Nein" zu sagen oder alternative Zeiten vorzuschlagen. Ein vorbereitetes Textbaustein hilft: "Danke, das klingt wichtig. Können wir dafür einen 30-minütigen Slot am Dienstag um 10 Uhr einplanen?"

    • Tools und Templates, die ich empfehle

    Je nach Präferenz digital oder analog, diese Tools haben mir geholfen, strategische Blöcke tatsächlich zu schützen:

  • Google Calendar / Outlook: Einfache Freigabeoptionen, Farben, Benachrichtigungen; ideal für Team-Sichtbarkeit.
  • Notion: Flexibel für Wochenübersichten, Verknüpfung von Projekten und Meeting-Notizen.
  • Todoist / Microsoft To Do: Aufgabenliste, die sich nach Priorität sortieren lässt und mit Kalendern integrierbar ist.
  • Physischer Wochenplaner (z. B. Moleskine Weekly): Für meine Morgenroutine unschlagbar – ich schreibe die drei Wochenziele rein und hake ab.
    • ElementWozuEmpfohlene Dauer
    Strategischer BlockDeep Work: Strategie, Produktentwicklung90–180 Minuten
    Coaching / PersonalFeedback, Entwicklungsgespräche60–120 Minuten
    Operatives FensterProzessabstimmungen, kurze Meetings30–60 Minuten
    PufferErholung & Überlauf15–30 Minuten

    Tages- und Wochenroutine, die wirkt

    Meine Routine ist simpel und bleibt flexibel:

  • Sonntagabend: Wochenziele setzen (max. 3) und strategische Blöcke eintragen.
  • Montagmorgen: Kalender-Check, Kommunikation an das Team ("Diese Blöcke sind reserviert").
  • Täglich: Morgenblock für Deep Work; Nachmittags operatives Arbeiten und Meetings.

    • Diese Struktur gibt mir Stabilität und macht es leichter, Energie sinnvoll zu verteilen.

    Häufige Fragen, die mir gestellt werden

    Ich beantworte hier die Fragen, die mir am häufigsten begegnen:

  • Was, wenn die Woche komplett durch Meetings blockiert ist? Dann plane für die folgenden Wochen frühzeitig strategische Tage (z. B. alle zwei Wochen einen halben Tag frei). Kommuniziere das als Priorität für das Unternehmen.
  • Wie reagiere ich auf kurzfristige Krisen? Priorisiere und skaliere: Nicht jede E-Mail ist Krise. Nutze das Delegationsprinzip und ziehe Notfallzeiten nur dann aus strategischen Blöcken, wenn es wirklich um System- oder Sicherheitsfragen geht.
  • Wie bringe ich mein Team dazu, das zu respektieren? Vorbild sein, Regeln kommunizieren und eine Kultur des Respekts für Fokuszeiten etablieren. Je mehr Führungskräfte das tun, desto leichter wird es für alle.

    • Ein letzter, praktischer Tipp aus meiner Praxis

    Ich habe mir angewöhnt, am Ende jeder Woche 15 Minuten für eine Reflexion zu reservieren: Was lief gut? Welche Blocker gab es? Nur so erkenne ich Muster und kann meinen Wochenplaner kontinuierlich verbessern. Kleine Anpassungen – andere Zeiten, mehr Puffer, klarere Kommunikation – bringen oft den größten Effekt.